Как вести себя во время проверок контролирующих органов

→

→

🗓 30.07.2026

⏲ 8 минут

Связаться:

Основатель центра контрактного сопровождения «Казна ГК»

Дмитрий Матвеев

В статье разберем основные этапы санкционирования, типичные причины отказов и способы минимизации финансовых рисков для исполнителей госконтрактов.

Визит контролирующих органов часто становится стрессовой ситуацией для компании: сотрудники не знают, кто должен общаться с проверяющими, какие документы передавать и как избежать ошибок. Правильный алгоритм действий при проверке помогает сохранить контроль над ситуацией и защитить интересы организации.

На практике именно первые 15–30 минут после прибытия проверяющих во многом определяют, насколько организованно пройдет дальнейшее взаимодействие. Ошибки на этом этапе — например, отсутствие ответственного сотрудника, передача документов без проверки полномочий или несогласованные действия персонала — могут усложнить дальнейшее проведение проверки.

Подготовка к проверке начинается не в момент появления инспекторов на пороге компании, а заранее. Организация определяет ответственных сотрудников, разрабатывает порядок взаимодействия и объясняет персоналу, какие действия допустимы, а какие создают дополнительные риски.

Порядок проведения большинства мероприятий государственного контроля (надзора) регулируется Федеральным законом № 248-ФЗ «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации». Этот закон устанавливает права и обязанности контролируемых лиц, полномочия инспекторов и общие правила проведения государственного контроля.

Если в организацию прибыли представители контролирующих органов, главное правило — сохранять спокойствие и действовать в соответствии с внутренними инструкциями. Не следует немедленно предоставлять доступ ко всем помещениям или передавать документы без проверки оснований проведения контрольных мероприятий.

В первую очередь необходимо установить личность проверяющих, выяснить цель визита и проверить документы, подтверждающие полномочия на проведение проверки. После этого следует незамедлительно уведомить руководителя организации или иное ответственное лицо, определенное внутренними регламентами.

До прибытия руководителя или юриста сотрудникам следует выполнять только те действия, которые входят в их должностные обязанности. Не рекомендуется давать объяснения по вопросам, которые не относятся к компетенции работника, а также самостоятельно принимать решения о предоставлении документов или доступа к помещениям ограниченного пользования.

Если предприятие заранее разработало внутренний регламент действий при проверках надзорных органов, большинство организационных вопросов решается быстро и без лишнего стресса.

Четкий порядок действий помогает избежать хаоса, правильно организовать взаимодействие с инспекторами и снизить юридические риски.

1. Проверка удостоверений

Первым этапом необходимо удостовериться в личности представителей контролирующего органа. Следует проверить служебные удостоверения, обратить внимание на срок их действия, должность сотрудников и орган, который они представляют.

При необходимости данные удостоверений фиксируются во внутреннем журнале посещений или иных регистрационных документах организации.

2. Проверка основания проверки

После подтверждения личности необходимо установить законные основания проведения проверки.

Следует ознакомиться с документами, на основании которых проводится контрольное мероприятие, проверить предмет проверки, сроки, состав инспекторов и полномочия каждого из них. Если документы оформлены ненадлежащим образом или содержат очевидные нарушения, этот факт необходимо зафиксировать и сообщить руководителю либо юристу.

Такая проверка позволяет убедиться, что сотрудники действуют исключительно в рамках установленной процедуры.

3. Уведомление руководителя

Следующий этап — незамедлительное информирование руководителя организации.

Если руководитель отсутствует, уведомляется лицо, назначенное ответственным за взаимодействие с контролирующими органами. До его прибытия остальные сотрудники не должны принимать решения, выходящие за пределы их полномочий.

При наличии штатного или привлеченного юриста рекомендуется обеспечить его участие с самого начала проверки.

4. Сопровождение проверяющих

После подтверждения полномочий инспекторов их сопровождает назначенный сотрудник организации.
Сопровождение необходимо, чтобы контролировать перемещение проверяющих по территории организации, обеспечить доступ только к необходимым помещениям и оперативно отвечать на возникающие вопросы.

Важно. Во многих случаях организация может вести фото- и видеофиксацию действий проверяющих, если это не препятствует проведению контрольного мероприятия и не ограничено специальными требованиями законодательства. Особенно полезно фиксировать:

• факт предъявления документов проверяющими;
• маршрут перемещения инспекторов по территории;
• процесс передачи документов (с фиксацией количества листов, состояния копий и т. п.).

Такая фиксация - дополнительное доказательство, если позже возникнут споры о законности действий инспекторов.

Чтобы сотрудники не растерялись во время проверки, используйте готовый чек-лист распределения ролей. Он поможет заранее определить обязанности каждого участника процесса и убедиться, что все будут действовать по единому алгоритму.

Алгоритм действий сотрудников при проверках должен быть известен каждому работнику заранее. Желательно закрепить его во внутренних регламентах и регулярно проводить инструктаж персонала.

Роли сотрудников при проверке должны быть распределены заранее. Каждый работник должен понимать, какие действия входят в его обязанности и какие решения он не вправе принимать самостоятельно.

Ниже приведен пример распределения обязанностей между основными участниками процесса.

Важно. Если в ходе проверки возникают сомнения в законности требований инспекторов, не стоит вступать в конфликт или препятствовать проведению проверки. Намного эффективнее зафиксировать обстоятельства, привлечь юриста и действовать в рамках предусмотренных законом процедур.

Наиболее распространенные ошибки организаций связаны с отсутствием подготовки и единых правил поведения.

К ним относятся:

• допуск лиц без проверки удостоверений и оснований проверки;
• отсутствие ответственного сотрудника за взаимодействие с контролирующими органами;
• передача документов без регистрации и согласования;
• предоставление объяснений работниками, не уполномоченными на это;
• бесконтрольное перемещение проверяющих по территории предприятия;
• отсутствие внутреннего алгоритма действий при проверке;
• несогласованные действия различных подразделений организации.

Избежать подобных ситуаций помогает заранее разработанный регламент и регулярное обучение сотрудников.

Проверка всегда проходит спокойнее, если сотрудники заранее знают свои обязанности, а действия компании регламентированы внутренними документами. Подготовка не исключает контрольных мероприятий, но позволяет пройти их организованно, снизить юридические риски и избежать ошибок, которые могут повлечь дополнительные претензии со стороны проверяющих.

Ответим на них в течение 10 минут

Остались вопросы?

Заказать звонок

Работаем по будням с 9:00 до 18:00

часы работы

г. Москва, Садовническая набережная д.9

адрес офиса

позвоните или напишите

месседжеры и соц сети

Приходите на консультацию

Никаких спам-звонков. Мы позвоним
только один раз для консультации.

Оставьте ваш номер телефона, и мы свяжемся с вами в течение 10 минут