Как вести себя во время проверок контролирующих органов

Не секрет, что тактические, а порою - и стратегические, задачи бизнес-субъектов и проверяющих структур не совпадают. Кроме того, нельзя целиком исключить риск злоупотреблений со стороны проверяющих просто в силу их личной неопытности, некомпетентности либо преступных мотивов. Поэтому зачастую проверки сопровождаются конфликтами, а сам процесс - огромным, избыточным стрессом. Отсюда вытекает необходимость морально и организационно готовиться к проверкам, причем это относится как к руководителю и ключевым сотрудникам, которые будут общаться с проверяющими близко и напрямую, так и к остальным работникам. Цель такой оргподготовки - повышение общей безопасности субъекта предпринимательской деятельности.

Система общей безопасности предприятия может быть представлена как совокупность "контуров безопасности". Чем их больше - тем меньше возможностей для незваных визитеров явиться неожиданно. Поясним это на примере. Обычный забор вокруг офисной территории, с охраной на входе и шлагбаумом - это уже первый контур безопасности, первый барьер на пути нежелательных посетителей. Сквозь этот контур уже может пройти не всякий, хотя и достаточно широкий круг лиц (например, дворники или работники складов, которые находятся на офисной территории).

Второй контур - офисное здание. На входе - охрана и/или секретарь ресепшн. В офис проходит еще более узкий круг лиц с соответствующим допуском.

Третий контур - это те помещения, куда могут попасть только определенные работники. Этого можно достичь сугубо техническими средствами - кодовые или электронные замки и т.п. К таким помещениям относятся бухгалтерия, отдел кадров, договорной отдел, серверная и т.п. в зависимости от особенностей конкретного предприятия.

Следующий контур - это руководство, высший менеджмент предприятия. Войти к ним в кабинет можно только через приемную секретаря. Секретарь, доложив о приходе посетителей, как правило, приглашает их вовсе не в кабинет к начальнику, а в переговорную комнату.

В данном примере рассмотрены четыре контура, а может их быть произвольное количество. Важен принцип, согласно которому первым проверяющих встречает охранник, а далее - по цепочке, в которой руководитель будет замыкающим. Такая организация встречи проверяющих является наиболее рациональной. Не каждое предприятие может позволить себе такую многоступенчатость. Но к ней надо стремиться.

*Субъект малого предпринимательства может не иметь службы охраны, ресепшн и штатного юрисконсульта. Однако дверь с глазком или переговорным устройством (видеодомофоном) может быть везде. Она и будет первым контуром безопасности. Уже на этом рубеже при общении через домофон может быть отказано в допуске на территорию (в зависимости от инструктажа работников и конкретных обстоятельств, например, отсутствия документов на проверку). В описанной ситуации психологическое преимущество на стороне проверяемых: проверяющие могут общаться (и, следовательно, запугивать, давить и угрожать) только вот с этим глазком в двери или домофоном, а не с живым человеком. Составлять административный протокол просто не на кого. А главное, утерян фактор внезапности.